La legge di Metcalfe (anche detta principio della massa critica) afferma che “l’utilità di una rete è uguale al quadrato del numero di utenti che la utilizzano”.
Il diagramma di tale legge, in virtù del suo andamento quadratico (2 utenti = utilità 4; 3 utenti = utilità 9; 4 utenti = utilità 16, ecc), ha un punto straordinario, in corrispondenza del quale la curva della tecnologia (in questo caso della rete) raggiunge la massa critica. Da quel punto in poi, ma solo da quel punto in poi, il suo valore cresce esponenzialmente!  (Cit. Valerio Melandri)

Qual è però il lato oscuro della legge di Metcalfe secondo l’Harvard Business Review?
Poiché il costo incrementale delle comunicazioni uno-a-uno e uno-a-molti è diminuito, il numero di interazioni si è radicalmente moltiplicato. Molti dirigenti ora ricevono circa 200 e-mail al giorno, più di 30.000 all’anno, e il crescente utilizzo di applicazioni di messaggistica istantanea e crowdsourcing promette di aggravare il problema.
Se la tendenza non viene controllata, i dirigenti presto trascorreranno più di un giorno alla settimana solo a gestire le comunicazioni elettroniche.
Il tempo trascorso in riunione ha subito un incremento enorme.
Anche i dirigenti partecipano a più riunioni. Questo in parte perché il costo dell’organizzazione è diminuito e in parte perché è molto più semplice che in passato per i partecipanti partecipare tramite telefono, videoconferenza, condivisione dello schermo e simili. In media, i dirigenti senior dedicano più di due giorni alla settimana a riunioni che coinvolgono tre o più colleghi e il 15% del tempo collettivo di un’organizzazione viene dedicato alle riunioni, una percentuale che è aumentata ogni anno dal 2008.
Un interessante studio riportato su Ideas.Ted.com riguardo l’efficacia e l’utilità dei meeting afferma che 9 persone su 10 pensano ad altro, nel 25% dei casi si parla di fatti poco rilevanti, il 50% delle persone trova le riunioni una perdita di tempo, il 73% dei partecipanti durante le riunioni fa altro (generalmente risponde alle e-mail).

E c’è di più. Negli Stati Uniti, ma da noi la situazione non è dissimile, gli impiegati partecipano ad una media di 62 riunioni al mese, per gli executive si arriva ad un 50% del proprio tempo, circa 23 ore a settimana. Inoltre, ameno 7 o 8 di queste ore, vengono spese per meeting assolutamente non necessari. Stiamo cioè parlando di 2 mesi di lavoro all’anno sprecati per ogni executive.
Allora che fare? Eliminiamo questo strumento dalla nostra routine lavorativa?
Direi di no, nell’attuale panorama lavorativo che corre sempre più velocemente ed è sempre più complesso, lo scambio di parerei è fondamentale affinché un numero sempre maggiore di persone possano condividere le informazioni
Un management di qualità dovrebbe quindi porsi le seguenti domande prima d’indire una riunione:

• è davvero necessaria?
• qual è lo scopo?
• qual è l’obbiettivo finale?
• è meglio farla in presenza o da remoto?
• chi è utile/indispensabile che partecipi?

Può sembrare scontato ma il semplice porsi le domande di cui sopra, ridurrà in maniera sensibile il numero di meeting e di conseguenza aumenterà l’efficacia degli stessi e la produttività dei singoli e del gruppo.
Qualche suggerimento per gestire al meglio le riunioni.
Se si tratta di meeting d’aggiornamento e/o condivisione di problemi da gestire:

• agenda breve e stringata che deve essere anticipata ai partecipanti almeno 24 ore prima
• 20’ minuti al massimo di durata (farle “scomode”, ad esempio in piedi, ne garantisce la brevità)
• mantenere il focus sulla motivazione per cui è stata indetta la riunione
• evitare tematiche non pertinenti o che esulano dal contesto (se emergeranno saranno oggetto di altro meeting)
• evitare di prendere decisioni (la riunione è a carattere d’aggiornamento o condivisione, le decisioni sono di competenza di un gruppo ristretto e vanno prese in separata sede)
• il problema oggetto dell’incontro deve essere stato analizzato prima e quindi soltanto esposto non esaminato durante l’incontro

Se invece si tratta di riunioni per prendere decisioni mettendo insieme i diversi reparti interessati ecco i suggerimenti mutuati da Jeff Bezos:

• invita solo le persone realmente indispensabili (più grande è il team, maggiore è il numero di opinioni e più difficile diventa trarre conclusioni e prendere decisioni. E se ad alcune di quelle tante persone piace solo ascoltare il suono della propria voce, i tuoi incontri sono destinati a rubare tempo)
• niente PowerPoint, ma un memorandum di massimo sei pagine… strutturato in modo narrativo (contiene frasi reali, frasi tematiche, verbi e sostantivi, non solo elenchi puntati. I promemoria efficaci vengono scritti e riscritti, condivisi con i colleghi a cui viene chiesto di migliorare il lavoro, messi da parte per un paio di giorni e poi modificati di nuovo con mente fresca)
• inizia con il silenzio (tutti si siedono attorno al tavolo e leggono in silenzio il documento, di solito per circa mezz’ora, e poi s’inizia la discussione. Così si evita il rischio che qualcuno “finga d’aver letto in anticipo il promemoria e non sia realmente preparato)

Come avrete certamente capito c’è un’infinita letteratura riguardo la gestione delle riunioni e allo stile d’esecuzione e conduzione. Personalmente credo che vi siano utili line guida che vanno tenute presenti e poi adattate alle singole realtà e al proprio stile di leadership. Qui ho cercato di fornire qualche spunto di riflessione e di riportare alcuni suggerimenti, che ho personalmente sperimento in varie occasioni traendone beneficio.
Mi auguro siano utili anche per voi.